اقامت سازمانی، از قرارداد تا واچرProject Overview
دُنسه CRS بستری برای فروش سازمانی خدمات اقامتی گروه هتل‌های دُنسه است؛ جایی که سازمان‌ها ظرفیت قراردادی خود را مدیریت می‌کنند، کارکنان درخواست اقامت می‌دهند و تیم رزرواسیون، فرایند را تا نهایی‌سازی و ارسال واچر دنبال می‌کند. طراحی و توسعه صفر تا صد این سامانه توسط آژانس خلاقیت امین انجام شده است.
- شروع پروژهشهریور ۱۴۰۴
- کار مفید۴ ماه
- نوع محصولسامانه سازمانی B2B
- مسئولیت آژانسطراحی تا پیاده‌سازی
یک رزرو، چند نقش و چند تصمیمProblem Statement
مسئله اصلی، فقط انتخاب یک اتاق نبود. هر درخواست باید با ظرفیت و قواعد قرارداد سازمان تطبیق پیدا کند، توسط مسئول رفاهیات بررسی شود و پس از تأیید، در عملیات رزرواسیون هتل پیگیری شود. رابط محصول باید این مسیر چندمرحله‌ای را برای هر نقش روشن کند و تفاوت «درخواست ثبت‌شده» با «رزرو نهایی» را قابل فهم نگه دارد.
ظرفیت قراردادی
نمایش اتاق‌ها و شب‌های قابل استفاده در محدوده قرارداد و تاریخ اقامت.
تصمیم‌گیری سازمان
دسترسی مسئول رفاهیات به درخواست‌ها، وضعیت‌ها و اطلاعات موردنیاز بررسی.
پیگیری تا پایان
ادامه فرایند در کارتابل رزرواسیون و مشخص‌بودن وضعیت ارسال واچر.
تصویر کلی، قبل از ورود به جزئیاتManagement Overview
پیشخوان مسئول رفاهیات، خلاصه قرارداد، هتل‌های تحت پوشش، ظرفیت اقامت و رزروهای فعال را در یک نما جمع می‌کند. کارت‌های وضعیت و فهرست آخرین رزروها، نقطه شروعی برای ورود به جزئیات هستند.
تصاویر از نسخه عملیاتی رابط تهیه شده‌اند. لوگوی سازمان حفظ شده است؛ نام‌ها، شناسه‌ها و داده‌های ردیف‌ها در کپی محلی با نمونه‌های ساختگی جایگزین شده‌اند.
سه نگاه به یک فرایند مشترکUser Roles
کارمند سازمان
مشاهده فرصت اقامت، انتخاب تاریخ و ثبت درخواست؛ سپس پیگیری وضعیت درخواست خود.
مسئول رفاهیات
بررسی درخواست کارکنان، تصمیم‌گیری در محدوده قرارداد و مدیریت اطلاعات کارکنان سازمان.
تیم رزرواسیون
پیگیری رزروهای تأییدشده، رسیدگی به تغییرات و کنسلی‌ها و ارسال واچر اقامت.
از درخواست کارمند تا اقامت تأییدشدهReservation User Flow
- ۱
انتخاب اقامت
هتل، تاریخ و ظرفیت مجاز قرارداد
- ۲
ثبت درخواست
اطلاعات اقامت و مهمانان
- ۳
بررسی رفاهیات
تأیید یا رد درخواست سازمانی
- ۴
کنترل ظرفیت
بازبینی قواعد و تداخل اقامت
- ۵
عملیات رزرواسیون
پیگیری، نهایی‌سازی و ارسال واچر
وضعیت هر مرحله در رابط قابل پیگیری است. رد درخواست، ویرایش یا کنسلی، مسیرهای جداگانه‌ای دارند تا تصمیم سازمان با نتیجه نهایی عملیات هتل اشتباه نشود.
ظرفیت اقامت در بستر زمانCapacity & Calendar
تقویم اقامتی، اتاق‌ها را در ردیف و روزهای ماه را در ستون نمایش می‌دهد. بلوک‌های رنگی، بازه‌های رزروشده و ظرفیت خالی را از هم جدا می‌کنند؛ در کنار آن، خلاصه اشغال ماه و شب‌های اقامت ارائه می‌شود. تقویم شمسی و نمایش فارسی تاریخ‌ها با زمینه استفاده کاربران هماهنگ شده‌اند.
وضعیت روشن برای هر درخواستRequests & Status
جست‌وجو، فیلتر اقامتگاه و وضعیت، مرتب‌سازی و صفحه‌بندی، ابزارهای مرور درخواست‌ها هستند. برچسب‌های وضعیت میان تأیید سازمان، نهایی‌شدن در دُنسه و کنسلی تمایز ایجاد می‌کنند؛ مسئول رفاهیات می‌تواند مسیر هر درخواست را از همین فهرست دنبال کند.
قرارداد، مبنای دسترسی و ظرفیتContract Management
قراردادها، سازمان را به هتل‌ها و ظرفیت اقامت مرتبط می‌کنند. در طراحی سامانه، قراردادهای ثابت و شناور و محدودیت‌های مربوط به اتاق یا تیپ اتاق در نظر گرفته شده‌اند. نمای سازمانی، قراردادهای فعال و منقضی و بازه اعتبار را در اختیار کاربر مسئول قرار می‌دهد.
پشت هر رزرو، یک کارتابل عملیاتیReservation Operations
کارتابل B2B، اقامت‌های تأییدشده را با فیلتر سازمان، هتل، مسئول رفاهیات و وضعیت در اختیار تیم عملیات می‌گذارد. گزارش‌گیری، ثبت وضعیت پیگیری و ارسال واچر، ادامه همان جریان سازمانی هستند.
هر انتخاب، زمینه انتخاب بعدیBooking Experience
رزرو از یک فرم منظم شروع می‌شود
مسئول رفاهیات ابتدا کارمند را جست‌وجو می‌کند، تاریخ ورود و خروج را انتخاب می‌کند و سپس هتل و اتاق را مشخص می‌کند. فهرست اتاق‌ها به انتخاب هتل و بازه اقامت وابسته است؛ تا قبل از مشخص‌شدن زمینه، گزینه اتاق فعال نیست.
- جست‌وجوی کارمند با نام، کد کارمندی یا تلفن
- انتخاب تاریخ با تقویم شمسی
- انتخاب هتل و اتاق در چارچوب قرارداد
- مسیر مشخص برای رزرو به نام شخص دیگر
- تفکیک گزینه اقامت ویژه در همان فرم
قواعدی که تجربه رزرو را شکل می‌دهندReservation Rules
تاریخ معتبر
بازه ورود و خروج باید معتبر و در محدوده مجاز قرارداد باشد؛ تاریخ گذشته در مسیر ثبت درخواست پذیرفته نمی‌شود.
ظرفیت همان بازه
نمایش اتاق و امکان درخواست به ظرفیت شب‌های انتخاب‌شده وابسته است؛ تداخل اقامت در منطق رزرو بررسی می‌شود.
سقف اقامت قرارداد
محدودیت تعداد شب و روزهای مجاز بر اساس قرارداد تعیین می‌شود؛ برای همه سازمان‌ها یک عدد ثابت فرض نمی‌شود.
تأیید، به معنی پایان نیست
تأیید مسئول رفاهیات، درخواست را وارد ادامه عملیات می‌کند؛ وضعیت نهایی و ارسال واچر جداگانه پیگیری می‌شوند.
اقامت برای دیگری
در مسیر رزرو برای شخص دیگر، اطلاعات لازمِ سرپرست سفر باید تکمیل شود تا هویت درخواست‌کننده و مسافر تفکیک بماند.
این توضیحات، قواعد و وابستگی‌های محصول را نشان می‌دهند؛ برای تهیه این شوکیس هیچ درخواست یا رزروی در سامانه اصلی ثبت نشده است.
از فایل اکسل تا یک کارمند جدیدEmployee Onboarding
برای سازمانی با تعداد زیاد کارکنان، ثبت تک‌به‌تک کافی نیست. سامانه دو مسیر دارد: افزودن دستی یک کارمند و ورود گروهی از فایل XLSX. فایل نمونه و راهنمای مرحله‌ای در همان صفحه قرار گرفته‌اند تا فرمت داده‌ها برای مسئول رفاهیات روشن باشد.
اعتبارسنجی در نقطه ورود داده
فرم تکی نام و نام خانوادگی، موبایل، ایمیل، کد ملی، کد پرسنلی و سطح کارمند را دریافت می‌کند. در راهنمای رابط، شماره موبایل ۱۱ رقمی با شروع ۰۹ و کد ملی ۱۰ رقمی مشخص شده‌اند؛ اعتبارسنجی، بخشی از مسیر ورود اطلاعات است.
در ورود گروهی نیز نتیجه بررسی ردیف‌ها به کاربر اعلام می‌شود تا اصلاح داده، پیش از ادامه استفاده از فهرست کارکنان انجام شود.
یک تجربه پیوسته برای سازمان و هتلProduct Scope
پنل سازمانی
پیشخوان، قراردادها، تقویم اقامت و پیگیری درخواست‌ها در یک تجربه فارسی و راست‌به‌چپ.
مدیریت کارکنان
افزودن تکی یا گروهی کارکنان و راهنمای ورود اطلاعات در اختیار مسئول رفاهیات.
عملیات اقامت
پیگیری درخواست‌های تأییدشده، گزارش‌های موردنیاز و ارائه واچر اقامت.
از شناخت منطق کسب‌وکار تا اجرای یکپارچهDesign & Development Process
کار آژانس از تعریف ساختار محصول و طراحی رابط تا توسعه سامانه و تکمیل جریان‌های کاربری ادامه داشته است.
- 01
تعریف نقش‌ها و قواعد
تفکیک نیاز کارمند، مسئول رفاهیات و تیم رزرواسیون و مدل‌کردن رابطه سازمان، قرارداد و ظرفیت.
- 02
طراحی تجربه و رابط
تعریف مسیر درخواست تا واچر، طراحی پیشخوان، تقویم و فهرست‌های فارسی با وضعیت‌های قابل پیگیری.
- 03
توسعه دو بخش محصول
پیاده‌سازی پنل سازمانی و ابزارهای مدیریت عملیات مطابق نیازهای پروژه.
- 04
اتصال عملیات
یکپارچه‌کردن کنترل ظرفیت، بررسی درخواست، مدیریت کارکنان، گزارش و صدور واچر.
۴ ماه کار مفید، از شهریور ۱۴۰۴Project Timeline
زمان تقویمی پروژه به‌دلیل وقوع جنگ و قطعی اینترنت طولانی‌تر شد. بازه اعلام‌شده، مدت کار مفید پروژه است.
یک محصول سازمانی در حال استفادهProject Outcome
خروجی این همکاری، سامانه‌ای اختصاصی برای مدیریت اقامت سازمانی گروه هتل‌های دُنسه است. قابلیت‌های سامانه در حال استفاده‌اند؛ قراردادها، تقویم ظرفیت، درخواست‌ها و کارتابل رزرواسیون، مسیر اقامت سازمانی را در یک محصول به هم متصل می‌کنند.
ارزش این پروژه، پیوند تجربه کاربری با منطق واقعی قرارداد و عملیات هتل است؛ از طراحی محصول تا پیاده‌سازی کامل سامانه توسط آژانس خلاقیت امین.
